6 conseils pour manager une équipe à distance

6 conseils pour manager une équipe à distance

Le télétravail, le bien-être en entreprise, la venue des générations Y et Z dans les sociétés… autant de cas qui demandent au manager de s’adapter et de gérer ses équipes à distance. Voici nos 6 conseils pour vous permettre de bien appréhender ce virage.

1. Un pré-requis, la confiance

Je pars du principe qu’une relation de confiance est établie entre le manager et le collaborateur / l’équipe ! C’est une condition sine qua non pour un management efficace, c’est vitale pour un management à distance. Si cette relation de confiance n’existe pas (dans le cas d’une prise de poste par exemple), la construction est la priorité numéro 1.

2. Les objectifs

Dans tous les cas, la définition d’objectifs précis (SMART) est la première étape (consultez cet article pour en savoir plus). En effet, le manque de proximité demande au manager d’effectuer un contrôle des résultats plutôt que par le contrôle des tâches. Pour faire simple, le micro-management est à proscrire !

3. Les règles de la communication à distance

Il est important d’établir dès le début des règles simples de communication entre le manager et les collaborateurs. Les points suivants peuvent être une bonne base

Les modes de communication

  1. Utiliser les mails pour les échanges asynchrones (i.e. des questions qui peuvent attendre à minima 1/2 journée pour avoir une réponse…) ou pour un suivi de certains dossiers (pas tous bien sûr, à définir en fonction des priorités). Il est important de noter que de se retrouver dans les destinataires du mail d’un de vos collaborateurs peut être synonyme d’escalade…
  2. Utiliser les appels pour les échanges synchrones (information sur un dossier) ou en cas d’urgence
  3. Privilégier les SMS dans une situation d’urgence ou pour un besoin rapide d’information quand l’un des 2 interlocuteurs ne peut pas discuter (en réunion par exemple, mais sans abus !!!)
  4. Chatter permet également une communication rapide qui peut remplacer le téléphone ou les SMS pour des conversations simples

La planification des réunions

Il est important de planifier à intervalle régulier des entretiens en 1 to 1. Les modalités sont la clé de voûte de ce mode de communication :

  1. la récurrence des points physiques et téléphoniques (définir qui doit être à l’origine de l’appel)
  2. l’heure de début (et s’y tenir…)
  3. la durée (et la respecter…)
  4. l’ordre du jour
  5. l’interlocuteur qui rédige le compte-rendu. Un conseil, définissez avec votre collaborateur un reporting simple qui vous servira de trame à votre point. A titre d’exemple, vous pouvez commencer avec les items suivants : projet, météo (bon / moyen / mauvais), dates prévues des jalons principaux, dates réelles des jalons, résumé de la période passée, points à venir

Il est tout à fait envisageable d’adapter les règles au fil de l’eau mais de manière explicite ! S’il s’avère qu’un point récurrent est superflu, il est important de s’accorder entre manager et collaborateur sur la nécessité de le supprimer.

Ce qui est vrai pour les points 1 to 1 est également vrai pour les réunions d’équipes.

4. La posture managériale

Les points suivants sont vrais de manière générale, néanmoins, ils méritent une attention particulière dans la gestion d’une équipe à distance :

  1. Donner du feedback, féliciter dès que possible et fêter chaque petite victoire (et les grandes aussi, mais pas uniquement…). Il est important de retourner des perspectives positives
  2. Déléguer (en utilisant règle des 3 P) et faire progresser rapidement ses collaborateurs pour acquérir de l’autonomie le cas échéant
  3. Assurer des points d’équipe et points individuels efficaces et pertinentes car il y a moins de possibilité de points informels
  4. Définir les rôles et les règles et les rédiger dans un Wiki, un gestionnaire électronique de document (GED),  file system, du papyrus…
  5. Etre une ressource : donner des moyens et des conseils pour résoudre une problématique plutôt que de blâmer la faute. Bien sûr, je ne rentre pas dans le cas d’un dysfonctionnement critique ou d’un manquement systématique d’un collaborateur qui doit faire l’objet d’un recadrage

5. Conseils

Voici une dizaine de conseils éprouvés sur le terrain :

  1. Etre régulier dans ses visites. Il faut que les équipes sachent au maximum quand vous êtes présent. Un agenda partagé apporte une aide technologique précieuse
  2. Établir une sorte de routine à améliorer de manière continue. Un changement est le signe que quelque chose d’autre est plus important…
  3. Responsabiliser ses collaborateurs
  4. Traiter les conflits immédiatement sinon le temps s’occupera de les aggraver
  5. Faire des repas d’équipe (ou équivalent) régulièrement pour créer une cohésion, surtout si équipes pluridisciplinaires
  6. Privilégier autant que possible les visioconférence
  7. Augmenter sa présence terrain dans les moments importants (mise en production, lancement d’un nouveau produit, réorganisation…) ou en cas de dysfonctionnement critiques (incident de production critique, négociation avec un client…)
  8. S’appeler aussi souvent que nécessaire et privilégier la spontanéité car les règles peuvent couvrir au max 80% des cas…
  9. Travailler son lâché prise… avec la course à pied par exemple (les amateurs d’endorphine comprendront)

6. Les limites de l’exercice

Par définition, les relations avec les collaborateurs sont plus limitées du fait de la distance et le management de proximité classique n’est donc pas possible.

Les retours informels, autour de la machine à café par exemple, sont plus rares par définition. Difficile dans ce cas d’avoir un « feeling » terrain : motivation des équipes, ambiance de travail, conflits ou rivalités entre collaborateurs, clivages… il faut apprendre à manager sans ces retours directs.

Enfin, toutes les situations ne sont pas gérables à distance, qu’elles soient positives ou négatives. D’où l’importance de pouvoir s’appuyer sur des relais de confiance et compétents afin d’être présent dans les bons moments.

ET VOUS, QUELLES SONT VOS BONNES PRATIQUES ?

3 thoughts on “6 conseils pour manager une équipe à distance

  1. De très bons conseils, plein de bon sens et très pragmatiques. En effet, il faut savoir donner sa confiance et ne pas trop perdre de temps à vouloir communiquer avec l’équipe distante, afin de ne pas faire perdre un temps précieux aux collaborateurs. Le choix des outils est importants et mérite de faire quelques tests, pour vérifier ce qui fonctionne ou non pour chaque entreprise.

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